1. INTRODUCERE

1.1 Scopul acestei Politici
Prezenta politică (“Politica”) este emisă de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L (“C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L” sau “Societatea”) în legătură cu prelucrarea de către aceasta de date cu caracter personal ale clienților, angajaților, furnizorilor și altor persoane fizice cu care societatea intră în contact în desfășurarea activității sale (“Persoanele Vizate”) (respectiv, Datele Personale, așa cum acestea sunt definite mai jos). C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L respectă drepturile fundamentale ale persoanelor care își încredințează Datele Personale Societății, inclusiv dreptul la intimitate și la protecția datelor cu caracter personal, și se angajează să respecte reglementările care protejează aceste date cu caracter personal.

Această procedură descrie modalitatea în care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L colectează, gestionează și reține date cu caracter personal pentru a respecta prevederile legale aplicabile și pentru a întruni standardele C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și ale grupului de societăți Serviciile Comerciale Române, (“Grupul SCR”) în materie de protecția datelor cu caracter personal, precum și modalitatea prin care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L înțelege să protejeze Datele Personale în caz de încălcare a securității Datelor Personale.

1.2 Aplicabilitatea Politicii. Responsabilități
Această Politică se va aplica indiferent de modalitatea în care Datele Personale sunt colectate, prelucrate sau reținute de Societate și indiferent de forma sau mediul de stocare a Datelor Personale, respectiv în formă electronică, pe hârtie sau pe alte suporturi.

Responsabilitatea protejării Datelor Personale ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L aparține C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, angajaților și colaboratorilor săi, precum și altor terțe persoane (de ex. agențiilor, furnizorilor de servicii etc.) care prelucrează Date Personale în numele și pe seama C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau care stabilesc împreună cu C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L modalitatea de prelucrare de Date Personale (“Furnizorii de Servicii”). C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va lua măsurile necesare pentru asigurarea conformării tuturor angajaților și colaboratorilor săi.

Prezenta Politică trebuie citită, interpretată și aplicată prin coroborare cu alte politici ale Societății relevante în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal. În situațiile în care alte politici stabilesc alte reguli decât cele din prezenta Politică, care prevăd un nivel mai restrictiv de protecție pentru datele cu caracter personal decât cel prevăzut în această Politică, acestea se vor aplica în mod corespunzător. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va pune la dispoziția Furnizorilor de Servicii oricare
informații relevante privind prelucrarea datelor cu caracter personal care sunt relevante în legătură cu activitatea desfășurată de Furnizorii de Servicii.
Această Politică va fi revizuită periodic, de câte ori va fi necesar, avându-se în vedere respectarea protecției datelor cu caracter personal și legislației specifice în vigoare. Directorul General are responsabilitatea de a asigura implementarea corespunzătoare și respectarea prevederilor prezentei Politici.

1.3 Definiții
“Autoritatea de supraveghere” înseamnă Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un  element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

“Date Personale” înseamnă datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate prelucrate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și de Furnizorii de Servicii ai acesteia, în numele și pe seama C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau independent de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, atunci când aceste date sunt colectate și/sau sunt puse la dispoziție Furnizorilor de Servicii de sau în numele C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

“Date personale cu caracter special” înseamnă date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate, date genetice, date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, date privind sănătatea sau date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.

“Date Personale Sensibile” înseamnă datele personale cu caracter special ale Persoanelor Vizate.

“Furnizorii de Servicii” înseamnă persoane care prelucrează date cu caracter personal în numele și pe seama C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

“C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L” sau “Societatea” înseamnă toate și oricare dintre societățile Grupului SCR din România.

“Notă de Informare” înseamnă nota de informare pe care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L o transmite către Persoanele Vizate potrivit Regulamentului.

“Persoane Vizate” înseamnă clienții, angajații, furnizorii și orice alte persoane care intră în contact cu C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, fie direct, fie prin intermediul Furnizorilor de Servicii acționând în numele și pe seama C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

“Politică” înseamnă această Politică privind Prelucrarea Datelor Cu Caracter Personal.

“Prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea; “prelucrat” sau “prelucrează” se interpretează în conformitate cu această definiție.

“Regulamentul” înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („Regulamentul general privind protecția datelor” sau „GDPR”).

“Superior ierarhic” înseamnă o persoană cu atribuții de conducere a unui departament din cadrul C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

“Terț“, “Terți” înseamnă o persoană, alta decât C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, sau Furnizorii de Servicii, cu care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L interacționează.

“Transfer“, “a transfera“, “transferat” Înseamnă, în legătură cu date cu caracter personal, orice transmitere, punere la dispoziție, divulgare sau orice altă modalitate de a face cunoscute asemenea date altei persoane decât celei în posesia căreia se află datele respective, indiferent de modalitatea prin care aceasta se realizează (de ex., fizică sau prin mijloace electronice).

​2. RESPONSABILITATEA PENTRU PRELUCRĂRILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL

2.1 Riscurile asociate cu prelucrările de date cu caracter personal de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L
Această Politică urmărește să protejeze C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, pe angajații, colaboratorii și Furnizorii săi de Servicii împotriva riscurilor care pot apărea în cursul sau ca urmare a prelucrărilor de date cu caracter personal în numele și/sau pe seama C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Aceste riscuri pot include, fără limitare:

•Sancțiuni (măsuri de remediere și amenzi) în caz de nerespectare a regimului de protecție a datelor cu caracter personal;
•Încălcarea securității datelor cu caracter personal prelucrate de, sau pe seama, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L;
•Atingeri aduse reputației C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L în cazul producerii de încălcări de securitate a datelor cu caracter personal prelucrate de, sau pe seama, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L;
•Lipsa de implementare a unor standarde de protecție și securitate suficiente pentru datele cu caracter personal prelucrate de, sau pe seama, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L;
•Încălcarea unor obligații de confidențialitate prin transmiterea de informații incluzând date cu caracter personal fără autorizație.

2.2 Regulile generale de prelucrare a datelor cu caracter personal de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L
Prelucrarea Datelor Personale este supusă mai multor reguli generale și principii, a căror înțelegere și aplicare practică va permite angajaților, colaboratorilor și Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L să își îndeplinească responsabilitățile legate de protecția Datelor Personale pe care le prelucrează C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

2.2.1 Datele Personale trebuie să fie prelucrate în mod legal și echitabil
Pentru a prelucra datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are nevoie întotdeauna de o justificare legală. Acordul Persoanelor Vizate este unul dintre temeiurile pe care le poate folosi C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L pentru prelucrările Datelor Personale. Acordul Persoanelor Vizate trebuie să fie obținut întotdeauna în conformitate cu politicile și procedurile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și cu legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor cu caracter personal. Grupul SCR a stabilit reguli stricte cu privire la obținerea acordului Persoanelor Vizate, de exemplu opțiunea de a acorda consimțământul sau opțiunea de a își retrage consimțământul. De asemenea, vă atragem atenția asupra faptului că, în legătură cu prelucrarea Datelor Personale ale copiilor pe bază de acord, atunci când C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L oferă servicii online, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să obțină acordul părinților sau reprezentanților legali ai copiilor. Alte temeiuri de prelucrare a Datelor Personale pe care le poate folosi C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L includ:

•încheierea sau aducerea la îndeplinire a unui contract cu Persoana VizaAcest temei de prelucrare a Datelor Personale este folosit în mod tipic în relațiile cu clienții care achiziționează produse direct de la C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, sau în legătură cu unele aspecte privind îndeplinirea contractelor de muncă sau de servicii ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.
•îndeplinirea unei obligații legale a C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Acest temei de prelucrare a Datelor Personale este folosit de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L cu precădere în legătură cu solicitarea anumitor informații de la clienții sau angajații săi sau păstrarea pentru anumite perioade de timp ale unor date cu caracter personal ale clienților sau angajaților săi (respectiv, cerințele legale de arhivare), atunci când legislația aplicabilă impune îndeplinirea anumitor acțiuni care presupun prelucrări de date cu caracter personal.
•interesul legitim al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Interesul legitim al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să fie întotdeauna pus în balanță cu interesele, drepturile și libertățile fundamentale ale Persoanelor Vizate în legătură cu care este folosit, în măsura în care este posibil, și de la caz la caz de către angajații, colaboratorii și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, mai ales atunci când este aparent că anumite Persoane Vizate pot avea interese, drepturi și libertăți fundamentale care pot fi vătămate prin prelucrarea de date cu caracter personal. În cazul în care considerați, în orice moment, că atingerile aduse intereselor, drepturilor și libertăților fundamentale ale Persoanelor Vizate sunt semnificative, este posibil ca ele să prevaleze asupra interesului legitim al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și să fie necesar ca orice activitate de prelucrare a Datelor Personale pe baza interesului legitim al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L să înceteze.

​​În cazul în care aveți întrebări legate de temeiurile de prelucrare a Datelor Personale, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

2.2.2 Datele Personale Sensibile pot fi prelucrate în condiții speciale
În general, prelucrarea Datelor Personale Sensibile este interzisă. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va putea prelucra Datele Personale Sensibile ale Persoanelor Vizate numai în situații excepționale, prevăzute de Regulament și de legislația aplicabilă. În particular, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L prelucrează Datele Personale Sensibile ale angajaților săi potrivit prevederilor legale aplicabile în materie de ocupare a forței de muncă, aceasta reprezentând o excepție de la această interdicție. Pentru mai multe detalii, nu ezitați să consultați nota de informare cu privire la prelucrarea datelor angajaților. O altă excepție care privește prelucrarea Datelor Personale Sensibile este situația în care Persoanele Vizate își dau în mod specific și explicit acordul cu privire la prelucrarea acestor date de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Ca regulă generală, prevederile prezentei Politici cu privire la prelucrarea Datelor Personale se vor aplica și în legătură cu prelucrările de Date Personale Sensibile, cu excepțiile, limitările și prevederile speciale indicate în această Politică atunci când este cazul.

În cazul în care aveți întrebări despre prelucrările de Date Personale Sensibile, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

2.2.3 C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să informeze Persoanele Vizate în legătură cu prelucrarea Datelor Personale ale acestora prin transmiterea Notei de Informare.
Informarea trebuie să fie efectuată în momentul în care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L colectează Datele Personale de la Persoanele Vizate. În cazul în care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L obține Datele Personale de la alte persoane decât Persoanele Vizate, va trebui să transmită Nota de Informare către Persoanele Vizate în interval de maxim o lună de la obținerea datelor cu caracter personal, sau înainte dacă C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L prelucrează Datele Personale obținute sau le transmite unui Terț. Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea asigurării că Notele de Informare relevante au fost transmise către Persoanele Vizate.

2.2.4 Datele Personale trebuie să fie prelucrate pentru scopuri limitate
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să prelucreze Datele Personale numai pentru scopuri specifice, bine determinate, care trebuie să fie aduse la cunoștința Persoanelor Vizate prin Nota de Informare. Fiecare angajat, colaborator și Furnizor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să se asigure că folosesc Datele Personale numai pentru scopurile indicate în Nota de Informare. Dacă aveți nevoie să prelucrați Datele Personale în alte scopuri decât cele indicate în Nota de Informare, va fi necesar să identificăm temeiul de prelucrare corespunzător (inclusiv acordul Persoanelor Vizate) și, de asemenea, să transmitem o Notă de Informare Persoanelor Vizate actualizată cu noul scop de prelucrare.

În cazul în care aveți întrebări despre scopurile în care sunt prelucrate anumite Date Personale, sau despre prelucrarea Datelor Personale în alte scopuri decât cele incluse în Nota de Informare, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

2.2.5 Datele Personale prelucrate trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la scopurile de prelucrare
Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a reduce datele cu caracter personal pe care le prelucrează. Atunci când C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L colectează Date Personale, va trebui să colecteze numai acele date cu caracter personal care sunt absolut necesare pentru scopurile de prelucrare ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, nu și date cu caracter personal care nu sunt esențiale pentru prelucrarea pe care trebuie să o facă C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Colectarea și prelucrarea de Date Personale trebuie să urmeze procedurile și modelele interne ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L care sunt aplicabile pentru fiecare tip de operațiune efectuată. Colectarea și prelucrarea de alte date decât cele prevăzute de aceste proceduri și modele interne pot fi efectuate numai cu aprobarea Departamentului Juridic.

2.2.6 Datele Personale prelucrate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să fie exacte și „la zi”
Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a se asigura că Datele Personale pe care le prelucrează sunt întotdeauna exacte și la zi. Persoanele Vizate trebuie să înțeleagă că furnizarea serviciilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L cu promptitudinea și la nivelul de calitate ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L depind de furnizarea de date exacte și de actualizarea acestora. În unele cazuri, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L nu va putea să își îndeplinească obligațiile asumate prin comenzi sau potrivit unor contracte dacă Datele Personale ale Persoanelor Vizate nu sunt actualizate sau exacte.Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a monitoriza calitatea datelor pe care le prelucrează, precum și de a identifica modalități de actualizare a acestora. În același timp, eforturile de actualizare a Datelor Personale nu trebuie să devină excesive în raport cu Persoanele Vizate, și nici nu trebuie să acapareze tot timpul afectat lucrului angajaților și colaboratorilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau al Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

În cazul în care aveți întrebări despre actualizarea Datelor Personale pe care le prelucrați, inclusiv despre modalitățile de actualizare a acestora, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

2.2.7 Datele Personale trebuie să fie păstrate numai pentru perioada necesară prelucrării lor
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L poate păstra Datele Personale ale Persoanelor Vizate numai pentru perioada de timp necesară pentru prelucrarea acestora potrivit scopurilor stabilite și comunicate Persoanelor Vizate prin Nota de Informare. Datele Personale care nu sunt necesare pentru îndeplinirea unui scop anume trebuie să fie șterse; această obligație este valabilă pentru orice tip de Date Personale.
Din perspectivă operațională, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va căuta să șteargă documentele sau fișierele care includ volume mari de date cu caracter personal imediat ce aceste date nu mai sunt necesare pentru scopurile de prelucrare.
Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a se asigura că Datele Personale care nu mai sunt necesare în vederea scopurilor stabilite și comunicate Persoanelor Vizate sunt șterse în conformitate cu politicile și procedurile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

În cazul în care aveți întrebări despre ștergerea de Date Personale, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

2.2.8 Datele Personale trebuie să fie prelucrate în conformitate cu drepturile Persoanelor VizatePersoanele Vizate au mai multe drepturi în legătură cu Datele Personale prelucrate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, între care dreptul de acces la Datele Personale, dreptul de retragere a consimțământului pentru anumite prelucrări de date cu caracter personal, dreptul de a obiecta la operațiuni de creare de profiluri ale Persoanelor Vizate etc. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să răspundă oricăror solicitări ale Persoanelor Vizate cu privire la drepturile lor în intervale scurte de timp.
Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a respecta drepturile Persoanelor Vizate în legătură cu prelucrarea Datelor Personale ale Persoanelor Vizate. Atunci când angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L primesc solicitări din partea Persoanelor Vizate cu privire la drepturile lor, este necesar să contacteze Departamentul Juridic și/sau pe Responsabilul cu Protecția Datelor Personale ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L pentru a putea răspunde la aceste solicitări în termenele legale și potrivit procedurilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să aibă în vedere drepturile Persoanelor Vizate la dezvoltarea de noi produse, servicii, campanii, website-uri, sisteme etc., asigurându-se că regulile de protecție a datelor cu caracter personal ale Persoanelor Vizate sunt reflectate încă de la momentul conceperii acestor produse, servicii, campanii, website-uri sau sisteme.

În cazul în care aveți întrebări despre drepturile Persoanelor Vizate, sau dacă primiți o solicitare care vizează sau poate viza unul sau mai multe drepturi ale Persoanelor Vizate, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

2.2.9 Prelucrarea Datelor Personale trebuie să fie efectuată în condiții de securitate.
Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L pot avea acces numai la Datele Personale care le sunt necesare în vederea îndeplinirii activităților lor. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L se va asigura că va restricționa accesul angajaților și colaboratorilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și al Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L la Datele Personale minim necesare pentru îndeplinirea activităților acestora, precum și numărului minim de persoane necesar pentru îndeplinirea prelucrărilor Datelor Personale. De asemenea, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L se va asigura că drepturile de acces ale angajaților și colaboratorilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și al Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sunt actualizate.
Este important ca fiecare angajat și colaborator al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L să respecte politicile de păstrare a birourilor în ordine pentru a nu exista pierderi de Date Personale sau accesari nautorizate.
Este important, de asemenea, ca fiecare angajat și colaborator al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L să folosească numai sistemele aprobate ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L în legătură cu operațiunile de prelucrare a Datelor Personale ale Persoanelor Vizate.

În cazul în care aveți întrebări despre cerințele de securitate cu privire la prelucrarea Datelor Personale ale Persoanelor Vizate, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

2.2.10 Datele Personale pot fi transferate numai în condiții speciale
Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L vor putea transfera Datele Personale ale Persoanelor Vizate numai în conformitate cu politicile și procedurile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L nu transferă volume mari de date cu caracter personal. Pot exista, însă, situații în care, în mod excepțional, asemenea transferuri vor fi necesare.
Vă rugăm să contactați Departamentul Juridic pentru a discuta asemenea situații excepționale și a obține permisiunea expresă de a efectua transferul de date.
Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L nu vor putea transmite corespondența de serviciu și documente sau fișiere care includ Date Personale decât persoanelor care au atribuții în procesul de prelucrare a Datelor Personale. Nu este permisă folosirea adresei email de serviciu pentru transmiterea de informații personale. Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L nu pot include Date Personale în corpul emailurilor. Dacă trebuie incluse documente sau extrase în corpul emailurilor, Datele Personale incluse în acestea trebuie să fie șterse.

În cazul în care aveți întrebări despre transmiterea sau transferul de Date Personale, către colegi din alte departamente sau din alte entități din Grupul SCR sau către entități externe, din Uniunea Europeană sau din afara Uniunii Europene, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

2.2.11 Acceptarea Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L este supusă unor cerințe specifice de respectare a standardelor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L de prelucrare a datelor cu caracter personal
Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și, în general, ai Grupului SCR, în măsura în care prelucrează Datele Personale ale Persoanelor Vizate pentru C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau alte entități din Grupul SCR, trebuie să îndeplinească cerințele și standardele C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal. Aceasta presupune parcurgerea unei proceduri specifice de cunoaștere a Furnizorilor de Servicii pentru a putea stabili dacă aceștia pot pune în practică în mod adecvat standardele de prelucrare a datelor cu caracter personal ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va încheia întotdeauna contracte cu Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L care vor include prevederi specifice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către aceștia. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va pune în aplicare mijloace specifice de verificare și control ale modului în care Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L își îndeplinesc obligațiile specifice în materie de prelucrare a datelor cu caracter personal.

2.2.12 C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să fie întotdeauna în măsură să demonstreze că și-a îndeplinit obligațiile în materie de protecție a datelor cu caracter personal
Potrivit Regulamentului, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are responsabilitatea de a respecta cerințele de protecție a datelor cu caracter personal, precum și de a demonstra că a respectat cerințele de protecție a datelor cu caracter personal. Aceasta poate fi îndeplinită, între altele, prin documentarea în scris, pe suport electronic sau pe hârtie, a corespondenței cu Persoanele Vizate privind sau care presupun folosirea de date cu caracter personal; păstrarea documentele prin care clienții și-au dat acordul cu privire la anumite prelucrări ale datelor lor; arhivarea corespunzătoare a contractelor de muncă ale angajaților C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și a contractelor cu Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L; crearea și stocarea de rapoarte electronice cu privire la exercitarea opțiunilor clienților în legătură cu anumite prelucrări de date cu caracter personal, etc.
Respectarea cerințelor privind protecția datelor cu caracter personal este avută în vedere în mod automat, încă de la momentul conceperii, în politicile, procedurile și sistemele folosite de Grupul SCR. Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a respecta întocmai aceste politici și proceduri și de a folosi întotdeauna sistemele autorizate ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau sistemele proprii conforme cu standardele C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L în vederea îndeplinirii sarcinilor dumneavoastră.

În cazul în care aveți întrebări despre îndeplinirea obligațiilor în materie de protecția datelor cu caracter personal, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3. INSTRUCȚIUNI PRIVIND PRELUCRAREA DE DATE CU CARACTER PERSONAL

3.1 Instrucțiuni generale cu privire la protecția datelor cu caracter personal
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L se așteaptă ca fiecare angajat și colaborator al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și fiecare Furnizor de Servicii să poată stabili, pe baza datelor pe care le are la dispoziție și a conținutului acestora, că (i) datele pe care le are la dispoziție sunt date cu caracter personal și că (ii) efectuează prelucrare de date cu caracter personal, indiferent dacă este vorba de colectare, înregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, simplă utilizare, divulgare prin transfer, transmitere, diseminare sau punere la dispoziție în orice alt mod, restricționare, ștergere sau distrugere. Aceste clarificări sunt utile pentru a putea aplica în mod corect și conform regimul de protecție a datelor cu caracter personal prevăzut de prezenta Politică și de celelalte politici și proceduri ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, precum și de legislația aplicabilă, în general. De asemenea, recunoașterea ca atare a datelor cu caracter personal și a efectuării de prelucrări de date cu caracter personal permite tuturor departamentelor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L implicate în activitatea de prelucrare a Datelor Personale ale Persoanelor Vizate să acționeze într-o manieră consistentă, cu aceleași așteptări și interpretări cu privire la datele prelucrate și cu privire la finalitățile prelucrărilor de date efectuate.
Produsele, serviciile, campaniile, website-urile, sistemele și toate celelalte forme prin care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L își desfășoară activitatea au un conținut standardizat care are în vedere cerințele de protecție a Datelor Personale prelucrate din perspectiva legislației aplicabile. Respectarea întocmai a cerințelor asociate fiecărui asemenea produs, serviciu, campanie, website, sistem etc. este premisa folosirii corecte de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L a datelor cu caracter personal și permite desfășurarea controalelor de calitate a prelucrărilor de date de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are responsabilitatea de a asigura că Datele Personale pe care le prelucrează sunt exacte și la zi.
În acest sens, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va implementa diverse activități și campanii de actualizare a Datelor Personale pe care le prelucrează, care pot include, fără limitare, campanii de centralizare a listelor de emailuri sau adrese de livrare care nu sunt valabile, identificarea conturilor duplicate, identificarea datelor inexacte, stabilirea acurateței acordului Persoanelor Vizate, examinarea comentariilor primite de la Persoanele Vizate, examinarea solicitărilor de exercitare a drepturilor Persoanelor Vizate.

În cazul în care aveți întrebări sau nelămuriri despre calificarea unor informații drept Date Personale, sau dacă doriți să discutați despre calitatea anumitor date sau seturi de date cu caracter personal, sau despre anumite activități privind actualizarea Datelor Personale pe care le prelucrați, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.2 Transparența prelucrărilor de Date Personale
Atunci când clienții sau consumatorii, angajații, colaboratorii sau potențialii angajați, sau reprezentanții Furnizorilor de Servicii își transmit datele cu caracter personal către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau către Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, este responsabilitatea C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L de a se asigura că aceștia înțeleg de ce trebuie să își transmită datele cu caracter personal, ce va face C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L cu datele transmise, cum, cui și de ce le va face disponibile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, și care sunt drepturile acestor persoane în legătură cu aceste date. În cazul în care datele cu caracter personal sunt obținute în mod direct de la Persoana Vizată, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va pune la dispoziția Persoanelor Vizate, prin intermediul unei Note de Informare specifice fiecărei categorii de Persoane Vizate, următoarele informații, cu excepția cazului în care persoana respectivă se află deja în posesia acestor informații:
– tipul/categoriile de date cu caracter personal care se preconizează a fi prelucrate;
– identitatea și datele de contact ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și ale reprezentantului său legal;
– datele de contact ale Responsabilului cu Protecția Datelor, după caz;
– scopurile pentru care sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal, precum și temeiurile juridice ale prelucrării;
– în cazul în care prelucrarea se face în temeiul unui interes legitim, interesele legitime urmărite de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau de o parte terță;
– destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor;
– dacă este cazul, intenția C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L de a transfera date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională și existența sau absența unei decizii a Comisiei Europene privind caracterul adecvat sau, o trimitere la garanțiile adecvate sau corespunzătoare și la mijloacele de a obține o copie a acestora;
– perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă;
– existența dreptului de a solicita C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, în ceea ce privește datele cu caracter personal referitoare la persoana vizată, accesul la acestea, rectificarea sau ștergerea acestora sau restricționarea prelucrării sau a dreptului de a se opune prelucrării, precum și a dreptului la portabilitatea datelor;
– existența dreptului de a retrage consimțământul dat pentru prelucrare în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
– dreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere;
– dacă furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligație legală sau contractuală sau o obligație necesară pentru încheierea unui contract, precum și dacă persoana vizată este obligată să furnizeze aceste date cu caracter personal și care sunt eventualele consecințe ale nerespectării acestei obligații;
– existența unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri, precum și informații pertinente privind logica utilizată și privind importanța și consecințele preconizate ale unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată, dacă e cazul.
În cazul în care datele cu caracter personal nu sunt obținute în mod direct de la persoana vizată, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, la momentul colectării datelor sau, dacă se preconizează divulgarea datelor către terțe persoane, cel mai târziu în momentul în care are loc prima astfel de divulgare, va pune la dispoziția persoanei vizate, prin intermediul unei Note de Informare, pe lângă informațiile prevăzute mai sus, informații privind categoriile de date colectate și detalii despre sursa din care provin datele cu caracter personal și, dacă este cazul, dacă acestea provin din surse disponibile public. Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a se asigura că Notele de Informare sunt puse la dispoziția Persoanelor Vizate la momentul colectării Datelor Personale ale acestora. Persoanele Vizate vor confirma că au luat la cunoștință conținutul Notelor de Informare fie prin semnarea acestora, fie prin bifarea unei căsuțe în acest sens pe website, în momentul transmiterii datelor lor către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Fiecare proces, produs, serviciu, campanie, website, sistem sau orice altă formă de desfășurare a activității C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L care implică prelucrarea de date cu caracter personal este concepută pentru a putea transmite către Persoanele Vizate Notele de Informare relevante. Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a urma cu strictețe cerințele asociate fiecărui asemenea proces, produs, serviciu, campanie, website, sistem sau altă formă relevantă de desfășurare a activității C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.
În măsura în care va fi necesar ca Notele de Informare să fie actualizate sau retransmise Persoanelor Vizate, veți fi contactați de Departamentul Juridic și/sau de Superiorul ierarhic cu mai multe detalii și instrucțiuni.

În cazul în care aveți întrebări despre informarea Persoanelor Vizate, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.3 Protecția datelor cu caracter personal în interacțiunile cu clienții/consumatorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L
3.3.1. Documentația folosită în relația cu clienții/consumatorii
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L folosește în relația sa cu clienții și/sau consumatorii documentație standard de informare și de colectare de Date Personale. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are obligația de actualizare a acestor documente, iar angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a transmite aceste documente către clienți și consumatori. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va transmite în legătură cu fiecare proces, produs, serviciu, campanie, website, sistem sau altă formă de desfășurare a activității sale instrucțiuni specifice cu privire la documentația asociată privind protecția datelor cu caracter personal. Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a urma cu strictețe formele standard făcute disponibile de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, precum și de a transmite către Departamentul Juridic și către Responsabilul cu Protecția Datelor Personale din C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L informări cu privire la orice incidente sau probleme care pot să apară din folosirea acestor forme standard. În cazul în care aveți întrebări despre documentația folosită în relația cu clienții sau consumatorii, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.
Acordul clienților C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L este necesar, în general, pentru efectuarea de comunicări de marketing folosind anumite canale de comunicare, sau pentru funcționarea cookies pe website-urile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, sau pentru alte activități care presupun prelucrarea de date cu caracter personal ale clienților C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Procesul pentru obținerea acordului clienților C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L este important, deoarece orice eroare poate să
invalideze acordul clienților, să elimine posibilitatea ca C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L să poată efectua comunicări către acel client sau să atragă încălcări ale cerințelor de protecție a datelor cu caracter personal. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L obține acordul clienților săi fie prin mijloace de comunicare electronice (online) sau prin contact fizic cu clientul (offline). Este întotdeauna necesar ca acordul clienților să poată fi documentat de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Aceasta se face prin păstrarea de formulare scrise și semnate de clienți, inclusiv în formă scanată, sau de înregistrări ale convorbirilor cu clienții, sau prin crearea de fișiere jurnal care arată accesarea unui anumit website de la o anumită adresă IP. este important ca C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L să poată avea în orice moment o evidență clară a activităților pentru care a obținut acordul clienților săi, a momentului la care a fost obținut acest acord, a persoanei care l-a obținut, dacă este cazul, și a versiunii de Notă de Informare care a fost transmisă clientului cu ocazia obținerii acordului său. Consimțământul Persoanelor Vizate nu este necesar dacă/atunci când:
– prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unui contract la care Persoana Vizată este parte sau în scopul luării măsurilor necesare la solicitarea Persoanei Vizate, anterior semnării contractului sau antecontractului;
– prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
– prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale a C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L;
– prelucrarea este necesară pentru realizarea unui interes legitim al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, cu condiția că aceste interese nu aduc atingere intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate;
Persoanele vizate își vor da consimțământul separat, pentru fiecare scop al prelucrării care necesită consimțământul acestora. În acest sens, persoanele vizate vor bifa câte o căsuță aferentă fiecărui scop în formularul de acord pe care îl va face disponibil C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. În cazul consimțământului obținut în vederea transmiterii de mesaje promoționale și buletine informative, Persoana Vizată va avea opțiunea de a se dezabona, iar o astfel de opțiune va fi cuprinsă în fiecare mesaj, în mod vizibil, clar și ușor accesibil. Toate procesele, produsele, serviciile, campaniile, website-urile, sistemele sau alte forme de efectuare a activității C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L care folosesc date cu caracter personal includ cerințe specifice menite să asigure că C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L respectă cerințele legale aplicabile în legătură cu obținerea acordului clienților. Vă rugăm să respectați cu strictețe aceste cerințe. În măsura în care va fi considerat necesar, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va derula campanii de actualizare a acordului clienților exprimat înainte de 25 mai 2018, data intrării în vigoare a Regulamentului. În orice caz, atunci când interacționați cu clienții C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L după data de 25 mai 2018, este important să le amintiți despre dreptul lor de a-și retrage acordul pentru prelucrările de date personale efectuate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

În cazul în care aveți întrebări despre obținerea acordului clienților C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.3.2. Interacțiunea prin rețelele sociale
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L folosește în general rețele sociale (de ex., Facebook, etc.) drept canal de comunicare cu clienții și consumatorii sau de promovare a produselor, serviciilor sau campaniilor sale. În cazul în care aveți întrebări despre folosirea rețelelor sociale pentru interacțiunea cu clienții/consumatorii, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare. Este important de reținut că orice interacțiune cu clienții sau consumatorii prin intermediul rețelelor sociale poate reprezenta o prelucrare a datelor cu caracter personal ale acestora, ceea ce atrage obligația C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L de a justifica un temei legal pentru prelucrare și de a furniza clientului sau consumatorului informarea necesară cu privire la prelucrările de date cu caracter personal efectuate. Notele de Informare ale clienților și consumatorilor trebuie să includă în orice moment detalii despre prelucrările de date cu caracter personal efectuate prin intermediul rețelelor sociale, îndeosebi, dar fără limitare, scopurile prelucrărilor efectuate, temeiurile legale ale acestor prelucrări, precum și orice alte detalii proprii acestui tip de interacțiuni. Orice activitate care presupune folosirea de date cu caracter personal ale clienților/consumatorilor prin intermediul rețelelor sociale trebuie să fie făcută numai pentru scopurile care au fost comunicate acestor persoane prin Notele de Informare relevante.
Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a se asigura că Notele de Informare relevante au fost transmise clienților/consumatorilor care folosesc rețelele sociale pentru interacțiuni cu C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Această informare va fi efectuată prin modalitățile specifice pe care le permite fiecare tip de rețea socială sau de interacțiune cu clienții/consumatorii. În cazul în care aveți neclarități cu privire la acoperirea printr-o Notă de Informare a tuturor situațiilor care pot fi relevante pentru interacțiunea cu clienții sau consumatorii prin intermediul rețelelor sociale, sau la modalitatea prin care veți furniza Nota de Informare către clienții și consumatorii care folosesc rețelele sociale pentru interacțiunea cu C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic pentru a solicita clarificări și indicații de urmat. Ca în cazul oricărei alte forme de prelucrare de date cu caracter personal, transmiterea de date cu caracter personal prin intermediul rețelelor sociale trebuie să fie făcută cu respectarea cerințelor de securitate de prelucrare a datelor cu caracter personal și a celor asociate cu transferul de date cu caracter personal către terți urmate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. În cazul în care aveți întrebări despre cerințele de securitate asociate cu transmiterea de date cu caracter personal prin intermediul rețelelor sociale, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.3.3. Crearea de profiluri și prelucrările automate
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L folosește diverse tehnici și tehnologii prin care creează profiluri sau prelucrează automat date cu caracter personal ale unora din angajatii săi. Acceptăm, în acord cu legislația aplicabilă, că folosirea acestor tehnici și tehnologii poate avea un impact semnificativ asupra angajatilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, mai cu seamă în situația în care folosirea acestor tehnici și tehnologii are drept rezultat decizii automate sau duce la alte efecte importante în legătură cu angajatii. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va folosi aceste tehnici și tehnologii cu respectarea unor cerințe stricte privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Crearea unui profil înseamnă orice formă de prelucrare a datelor cu caracter personal, printre altele în scopul de a evalua, analiza sau estima situaţia economică, starea de sănătate, preferinţele, interesele, comportamentul, locaţia sau deplasările unei persoane fizice. În termeni simpli, crearea unui profil se referă la utilizarea informaţiilor cu caracter personal ale unei persoane în scopul de a construi o imagine a tipului de persoană care este şi a modului în care aceasta se comportă. Fiind o formă de prelucrare a datelor, se vor aplica toate cerințele generale în conformitate cu Regulamentul (de exemplu, principiile de protecție a datelor, temeiurile juridice etc.). Nu contează dacă datele provin de la persoana vizată sau de la o terță parte. Prelucrarea automată de date cu caracter personal este diferită față de crearea de profiluri, cu care însă se poate suprapune. Prelucrări automate de date cu caracter personal reprezintă, în general, abilitatea de a lua decizii prin mijloace tehnologice, fără intervenție umană. Aceste decizii pot fi luate pe baza oricărui tip de date, inclusiv, fără limitare, date colectate direct de la persoanele vizate (de ex., răspunsuri la chestionare), date observate în legătură cu persoanele vizate (de ex., date de localizare colectate printr-o aplicație), date obținute din surse publice sau terțe sau date generate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L în legătură cu o persoană vizată. Prelucrările automate sau crearea de profiluri care au drept efect decizii automate cu privire la persoanele vizate sunt permise în condiții restrictive. Este important de asemenea să rețineți că prelucrările automate de date sau crearea de profiluri sunt prelucrări de date cu caracter personal care trebuie să facă obiectul informării pentru angajatii și, eventual, consumatorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și, prin urmare, trebuie să fie incluse în Notele de Informare relevante.

În cazul în care aveți întrebări despre prelucrările de date cu caracter personal prin crearea de profiluri sau prin prelucrări automate, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.3.4. Efectuarea de comerț electronic prin website-uri ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L derulează activități de comerț electronic prin website-ul sau și, pentru acest scop, colectează și prelucrează anumite date cu caracter personal despre clienții săi. Acestea pot include date precum numele, adresa de livrare și diferite detalii de contact ale clientului (de ex., număr de telefon, adresă de email); în unele cazuri, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L solicită și alte tipuri de date cu privire la clienții săi, care pot fi inclusiv unele Date Personale Sensibile, care îi permit să stabilească anumite trăsături sau caracteristici ale clienților săi. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L intenționează să folosească întotdeauna numai acele date cu caracter personal care sunt strict necesare pentru scopuri legate de activitățile de comerț electronic. Din acest motiv, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L folosește în mod tipic aceste date cu caracter personal pentru aducerea la îndeplinire a comenzilor plasate de clienții săi.
În cazul în care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are nevoie de aceste date și pentru alte scopuri, care pot include marketing, prevenirea de fraude sau păstrarea unor documente pentru perioade de timp specifice, conform prevederilor legislației aplicabile, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va solicita, după caz, acordul clienților pentru folosirea datelor în scopurile respective sau va căuta să se bazeze pe alte justificări legale de prelucrare a acelor categorii de date (de ex., conformarea cu obligații legale sau interesul legitim al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L). Toate procesele, produsele, serviciile, campaniile, website-urile, sistemele sau alte forme de efectuare a activității de comerț electronic de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L includ cerințe specifice menite să asigure că C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L respectă cerințele legale aplicabile. Vă rugăm să respectați cu strictețe aceste cerințe.

În cazul în care aveți întrebări despre prelucrările de date cu caracter personal efectuate în contextul operațiunilor de comerț electronic, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.3.5. Prelucrarea de date cu caracter personal ale minorilor
Prelucrarea datelor cu caracter personal ale minorilor poate să fie necesară în legătură cu anumite produse sau servicii ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Legislația aplicabilă în materie de protecția datelor cu caracter personal prevede că, atunci când sunt prelucrate datele cu caracter personal ale minorilor sub 16 ani în legătură cu servicii ale societății informaționale (de ex., prin intermediul unor website-uri sau aplicații electronice), iar această prelucrare se bazează pe consimțământ, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are obligația de a se asigura că acest acord provine de la reprezentantul legal al minorului în cauză. În toate situațiile în care datele cu caracter personal ale persoanelor cu vârste sub 18 ani se preconizează a fi prelucrate, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic înainte de colectare și prelucrare.

3.3.6. Campanii de marketing
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L derulează campanii de marketing folosind diferite medii de comunicare pe baza unui acord preexistent al clienților/consumatorilor sau potrivit unei alte justificări legale. În special, folosirea mediilor de comunicare electronice pentru transmiterea de comunicări electronice necesită acordul clienților. Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a se asigura că efectuează comunicări de marketing numai dacă au o justificare legală preexistentă pentru aceasta. De asemenea, angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L implicați în campaniile de marketing ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să respecte cu strictețe preferințele Persoanelor Vizate cu privire la efectuarea comunicărilor către acestea. Persoanele care și-au exprimat opțiunea de a nu mai primi comunicări de marketing de la C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L nu mai pot fi contactați cu comunicări care ar putea fi interpretate ca promovând în orice fel Grupul SCR, pe C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, brandurile, produsele, serviciile sau activitățile acestora, cu singura excepție a situațiilor în care comunicarea cu acele persoane este necesară pentru efectuarea livrărilor de produse ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L potrivit comenzilor plasate de acea persoană. De asemenea, nicio persoană nu poate fi contactată de sau pe seama C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L pentru a i se solicita să reanalizeze preferințele sale de contact. Toate procesele, campaniile sau alte forme de transmitere de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L de comunicări de marketing includ cerințe specifice menite să asigure că C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L respectă cerințele legale aplicabile. Vă rugăm să respectați cu strictețe aceste cerințe.

In cazul în care aveți întrebări despre aspectele de protecție a datelor cu caracter personal la efectuarea de comunicări de marketing, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.3.7. Campanii promoționale desfășurate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L desfășoară campanii promoționale pe bază de regulamente de campanie și documentație aferentă, care includ cerințe specifice cu privire la prelucrările de date cu caracter personal efectuate. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L se va asigura că, în cursul acestor campanii promoționale, datele cu caracter personal care vor fi solicitate participanților la campanii vor fi reduse la minimum necesar pentru derularea în bune condiții a campaniei respective. În cazul în care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va avea nevoie să solicite acordul participanților la campanie în vederea altor scopuri decât cele legate de campania în sine (de ex., efectuarea de comunicări de marketing), C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va solicita acordul participanților la campanie în mod specific, separat de formularele de acord privind participarea la campanie. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L nu va publica Datele Personale ale participanților la campanii, cu excepția numelui și a localității de reședință a câștigătorilor și a premiilor câștigate, care pot fi făcute publice.
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va pune la dispoziția angajaților și colaboratorilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și al Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L cerințele specifice din perspectiva protecției datelor cu caracter personal care trebuie să fie respectate cu ocazia pregătirii și derulării campaniilor promoționale. Vă rugăm să respectați cu strictețe aceste cerințe.

În cazul în care aveți întrebări despre aspectele de protecție a datelor cu caracter personal la efectuarea de campanii promoționale, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.8 Încălcarea securității prelucrărilor datelor cu caracter personal
Orice angajat sau colaborator al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și orice Furnizor de Servicii care are cunoștință despre, sau suspectează producerea unui incident de încălcare a securității datelor cu caracter personal are obligația de a raporta un asemenea incident în cel mai scurt timp posibil către Departamentul Juridic sau către Responsabilul cu Protecția Datelor Personale, astfel încât încălcarea securității să poată fi notificată către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (“ANSPDCP”) fara întarzieri nejustificate, însa nu mai tarziu de 72 de ore de la constatarea incidentului respectiv. Toate incidentele de securitate a datelor vor fi evidențiate într-un registru. Acest registru va cuprinde toate incidentele de securitate a datelor cu caracter personal, indiferent dacă au fost rezolvate sau sunt în curs de rezolvare, și indiferent dacă se impune sau nu notificarea lor către ANSPDCP sau persoanele vizate.

În cazul în care aveți întrebări despre procesul de notificare privind încălcările de securitate a datelor cu caracter personal, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.9 Monitorizarea și controlul accesului în spațiile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L utilizează un sistem de supraveghere a spațiilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L prin monitorizare video și prin carduri de acces. Scopul acestei monitorizări este gestionarea, asigurarea și monitorizarea securității, pazei si protecției angajaților C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, a vizitatorilor prezenți în spațiile de birouri și în spațiile de producție aparținând C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, precum și ale bunurilor, valorilor și informațiilor aflate sau stocate în spațiile Societății. Vizitatorii vor fi înregistrați într-un registru de evidență a vizitatorilor, aflat la recepțiile spațiilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Sistemul CCTV (Circuit Inchis de Monitorizare Video) este utilizat exclusiv pentru prevenirea, descurajarea și, dacă este cazul, investigarea accesului fizic neautorizat în interiorul spațiilor aparținând C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, nefiind utilizat cu niciun alt scop. Orice utilizare a echipamentului de supraveghere va fi strict limitată la acest scop și va fi menținută pentru timpul minimum necesar. Imaginile colectate prin folosirea sistemelor de supraveghere ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sunt păstrate de regulă timp de 30 zile, fiind apoi șterse automat în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate respectiv. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L prelucrează Datele Personale ale Persoanelor Vizate în conformitate cu regulile interne legate de accesul în spațiile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, cu politica de securitate C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, cu politica de securitate CCTV a C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, cu procedura privind utilizarea mijloacelor de supraveghere video și a cardurilor de acces, precum și în conformitate cu Notele de Informare relevante. Niciunul dintre sistemele de monitorizare folosite de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L potrivit acestui paragraf și a politicilor și procedurilor indicate mai sus nu va fi folosit pentru supravegherea angajaților, colaboratorilor sau vizitatorilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

În cazul în care aveți întrebări despre aspecte de protecția datelor cu caracter personal în legătură cu activitatea de monitorizare și control al accesului în spațiile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.10 Păstrarea datelor cu caracter personal
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L prelucrează o cantitate mare de date cu caracter personal colectate de la clienți, consumatori, angajați, colaboratori, furnizori și de la alte persoane. Păstrarea în conformitate cu legea aplicabilă a acestor date cu caracter personal este fundamentală pentru buna desfășurare a activității C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are interesul să asigure că Datele Personale necesare în activitatea sa sunt stocate, prelucrate, protejate și păstrate în mod adecvat, în format electronic/digital sau pe hârtie, în conformitate cu legislația aplicabilă în vigoare. Datele Personale vor fi păstrate de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L doar atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care acestea au fost colectate. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are interesul de a se asigura că Datele Personale care nu mai sunt necesare pentru activitatea sa sau care nu mai prezintă relevanță ori a căror scop de prelucrare a fost îndeplinit, împreună cu documentele care le evidențiază, sunt șterse sau anonimizate. Datele Personale prelucrate de către sau în numele și pe seama C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L includ registre și documente în formă fizică sau electronică, care conțin date cu caracter personal ale persoanelor fizice, cum ar fi angajații (deținute în conformitate cu prevederile legale în vigoare care guvernează raporturile de muncă), ale consumatorilor, furnizorilor de servicii, sau ale clienților C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Datele cu caracter personal ale clienților entități juridice și ale Furnizorilor de Servicii sunt datele cu caracter personal ale reprezentanților, agenților și angajaților persoane fizice ai acestora. Datele cu caracter personal primite de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L neintenționat, dintr-o eroare sau din motive similare, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va trata aceste informații ca fiind informații confidențiale aparținând persoanei care le-a comunicat, caz în care orice analiză, diseminare, distribuire sau copiere a acestor informații va fi strict interzisă și, prin urmare, acestea vor fi șterse cât mai curând cu putință din sistemele societății C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va păstra, în formă fizică sau electronică, toate documentele care se referă la efectuarea de prelucrări de date cu caracter personal de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, inclusiv, fără limitare, următoarele:
– documentele prin care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L a colectat Datele Personale ale Persoanelor Vizate;
– documentele care atestă furnizarea de către Persoanele Vizate a acordului lor cu privire la efectuarea de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L de prelucrări de date, dacă este cazul;
– Notele de Informare transmise către Persoanele Vizate, împreună cu dovezile corespunzătoare ale transmiterii acestora;
– solicitările de exercitare a drepturilor Persoanelor Vizate potrivit legislației de protecție a datelor cu caracter personal;
Evidențele și documentele C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L (inclusiv, fără limitare, evidențe contabile și financiare, fiscale și corporative etc.) fac obiectul unor politici specifice privind gestionarea documentelor societății, în funcție de tipul de documente care conțin astfel de date.
Această Secțiune 3.10 se va aplica cu privire la oricare dintre aceste documente și evidențe, în măsura în care acestea conțin date cu caracter personal. Diferitele documente conținând date cu caracter personal vor fi păstrate pentru perioadele de timp prevăzute în Anexa nr. 1 la prezenta Politică. Acestea se completează cu perioadele de păstrare indicate în continuare. Registrele de personal privind angajații Evidențele electronice privind statele de plată (incluzând salarii/prime) – dacă acestea există doar în format electronic, vor fi păstrate timp de 50 (cincizeci) de ani de la încheierea exercițiului financiar în cursul căruia a fost creat registrul respectiv.
Evidențele privind concediile medicale și cele privind alte tipuri de concedii sunt considerate documente justificative pentru statele de plată, fiind astfel arhivate timp de 50 (cincizeci) de ani, dacă acestea există doar în format electronic.
Dosarele de personal în format electronic ale angajaților (care includ contractele individuale de muncă, foile individuale de prezență, formularele de cerere, înregistrări privind schimbări ale postului sau ale statutului personalului, evaluări de performanță, documente privind încetarea raporturilor de muncă, evidențe disciplinare/privind plângerile, evidențe privind popririle, precum și cele privind pregătirea și calificarea profesională), dacă există doar în format electronic, vor fi păstrate pe o perioadă de 75 (șaptezeci și cinci) de ani.
Dosarele de personal în format electronic vor fi păstrate în condiții adecvate și vor fi accesibile la sediile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L împreună cu Registrul salariaților – ReviSal, asigurându-se securitatea datelor și a faptului că acestea sunt ușor accesibile la cererea autorităților în cazul inspecțiilor. În toate situațiile, dacă dosarele menționate mai sus există atât în format tipărit cât și electronic, fișierele electronice vor fi păstrate timp de 6 (șase) ani de la încetarea contractului de muncă. În cazul în care aveți întrebări despre păstrarea de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L a datelor cu caracter personal privind angajații C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.
Datele clienților, consumatorilor, colaboratorilor și ale Furnizorilor de Servicii Toate datele cu caracter personal ale consumatorilor, clienților, colaboratorilor sau Furnizorilor de Servicii trebuie păstrate, stocate și prelucrate strict doar dacă acestea sunt adecvate, relevante și limitat doar la ceea ce este necesar pentru scopurile în care acestea sunt prelucrate. Datele cu caracter personal ale clienților, colaboratorilor sau Furnizorilor de Servicii se referă numai la datele privind persoane fizice. Perioada pentru care aceste date cu caracter personal sunt stocate trebuie limitată strict la minimul necesar.
Ca regulă, datele cu caracter personal ale clienților, consumatorilor, colaboratorilor și ale Furnizorilor de Servicii vor fi prelucrate pe durata derulării contractelor încheiate între aceste Persoane Vizate și C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale asumate, precum și până la expirarea termenului în care părțile pot formula acțiuni sau pretenții în legătură cu aceste contracte. Pentru acoperirea oricaror situatii de intrerupere a prescriptiei extinctive este recomandabila pastrarea timp de 4 ani.
Datele cu caracter personal prelucrate în scop de marketing direct, respectiv pentru a transmite mesaje promoționale referitoare la produsele C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, vor fi prelucrate:
– atâta timp cât există un consimțământ valabil al persoanelor vizate; în acest sens, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va putea relua consimțământul Persoanelor Vizate periodic.
– până la retragerea consimțământului Persoanei Vizate; dacă nu există alt scop de prelucrare a datelor respective, acestea vor fi șterse sau anonimizate de îndată ce Persoana Vizată și-a retras consimțământul.
În cazul în care aveți întrebări despre păstrarea datelor cu caracter personal ale clienților, consumatorilor și Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare. Candidați Candidaturile primite pentru diferitele locuri de muncă vacante din cadrul C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, care conțin date ale candidaților care nu a fost angajați pe respectivele posturi, vor fi păstrate până la expirarea termenului în care acești candidați pot formula acțiuni sau pretenții în legătură cu procesul de recrutare, respectiv 4 ani. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L poate păstra aplicațiile candidaților respinși, în vederea unor posibilități viitoare de angajare, cu acordul acestora, timp de 2 ani.

În cazul în care aveți întrebări despre păstrarea documentelor , vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare. Date cu caracter personal colectate în campanii de marketing Datele cu caracter personal colectate și prelucrate în cadrul diverselor campanii promoționale desfășurate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L vor fi păstrate exclusiv pe durata necesară derulării campaniei respective, până la înmânarea premiilor campaniei către câștigători și până la expirarea termenului în care persoanele pot formula obiecții/ cereri cu privire la desfășurarea/ rezultatul campaniei (3 ani).

3.11 Ștergerea datelor cu caracter personal
Toate departamentele C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a se asigura că toate datele cu caracter personal de care sunt responsabile sunt șterse sau anonimizate efectiv în conformitate cu prezenta Politică. Acest lucru este valabil și pentru copii, atunci când acestea există, inclusiv copiile de rezervă (back up). Fiecare departament din C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L păstrează inventare ale Datelor Personale colectate, care sunt actualizate pe baza unor verificări periodice pentru a se asigura că datele continuă să fie în conformitate cu cerințele și standardele legale. La expirarea perioadelor de prelucrare a datelor cu caracter personal indicate în Notele de Informare transmise Persoanelor Vizate și conforme cu registrele de evidență a prelucrărilor de date cu caracter personal ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, Datele Personale trebuie să fie șterse sau anonimizate. Este răspunderea fiecărui Sef de Departament din C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L de a se asigura că Datele Personale pentru care acel departament este responsabil sunt șterse sau, respectiv, anonimizate. Ștergerea datelor cu caracter personal poate fi necesară la primirea unei solicitări în acest sens din partea Persoanelor Vizate, în conformitate cu prevederile legale.
Departamentul Juridic și Responsabilul cu Protecția Datelor Personale vor comunica angajaților și colaboratorilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și, respectiv, Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L instrucțiuni cu privire la ștergerea de Date Personale ca urmare a unei solicitări din partea Persoanelor Vizate. Ștergerea efectivă a datelor cu caracter personal se face prin mijloace care să asigure ștergerea sigură și permanentă a acestora, asigurându-se astfel că:
– datele nu sunt pierdute sau divulgate altor terțe persoane neautorizate;
– datele nu pot fi recuperate sau reconstituite ulterior;
– toate copiile sunt distruse, astfel încât datele să nu poată fi recuperate sau reconstituite ulterior. Ștergerea datelor cu caracter personal de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va fi efectuată prin mijloace adecvate, corespunzătoare mediului de stocare aplicabil pentru Datele Personale respective:
– documentele fizice care includ Date Personale vor fi distruse în mod securizat, folosind echipamente specifice;
– fișierele electronice care includ Date Personale, inclusiv documente, înregistrări video sau audio, vor fi șterse folosind mijloacele tehnice disponibile;
– înregistrările video sau audio pe suport magnetic vor fi șterse prin efectuarea unei noi scrieri pe același suport;
– [alte metode tehnice] În cazul în care din motive tehnice ștergerea definitivă a datelor cu caracter personal nu este posibilă, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie să se asigure că aceste date:
– sunt anonimizate în mod corespunzător;
– nu vor putea fi utilizate de către C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau de alte persoane în moduri care afectează persoana vizată în orice fel;
– nu vor putea fi accesate de către alte organizații;
– sunt supuse unor măsuri tehnice și organizatorice de securitate adecvate;
– vor fi șterse definitiv când acest lucru va deveni posibil. Operațiunile de ștergere efectivă a datelor cu caracter personal sunt responsabilitatea angajaților și colaboratorilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, respectiv a Furnizorilor de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

În cazul în care aveți întrebări despre ștergerea datelor cu caracter personal, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

Furnizorii de Servicii vor lua măsuri adecvate pentru a se asigura că vor șterge datele cu caracter personal la expirarea duratei pentru care sunt prelucrate, așa cum aceasta este indicată în contractele încheiate de Furnizorii de Servicii cu C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Înainte de a efectua ștergerea datelor cu caracter personal, Furnizorii de Servicii vor informa C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L cu privire la intenția de ștergere a datelor cu caracter personal prelucrate.
Furnizorii de Servicii vor șterge efectiv datele cu caracter personal numai după primirea avizului favorabil al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, prin Departamentul Juridic și Responsabilul cu Protecția Datelor Personale.

În cazul în care aveți întrebări despre ștergerea datelor cu caracter personal, vă rugăm să contactați persoana obișnuită de contact din cadrul C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L pentru a solicita avizul Departamentului Juridic din C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

Ștergerea de Date Personale din copiile de rezervă păstrate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L se efectuează numai în momentele în care sistemele de rezervă sunt revizuite. Vă rugăm să comunicați Departamentului Juridic și Responsabilului cu Protecția Datelor Personale efectuarea ștergerii unor anumite Date Personale pentru a vă asigura că acele Date Personale vor fi șterse și din copiile de rezervă.

3.12 Transferurile de date cu caracter personal
3.12.1 Punerea la dispoziție de date cu caracter personal în interiorul C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L
În derularea activității C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, Datele Personale ale unor Persoane Vizate trebuie să fie prelucrate de mai multe departamente ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L în îndeplinirea scopurilor prelucrărilor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Procesele interne ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sunt concepute pentru a respecta cerințele de protecție a datelor cu caracter personal, inclusiv reducerea la minim a datelor cu caracter personal folosite de diferitele departamente din C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L în activitățile lor. Sunt prevăzute modele ierarhice de acces la Datele Personale colectate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, potrivit cu care fiecare departament poate interveni asupra Datelor Personale numai pentru scopurile activităților specifice pe care le are de îndeplinit. Colectarea și prelucrarea de către un departament specific de alte date decât cele prevăzute de aceste procese și modele interne pot fi efectuate numai cu aprobarea Departamentului Juridic și a Responsabilului cu Protecția Datelor Personale.

În cazul în care aveți întrebări despre prelucrările de Date Personale Sensibile, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.12.2 Transferurile de date cu caracter personal către Furnizorii de Servicii
Pentru a-și îndeplini activitatea, în anumite situații C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va pune la dispoziția Furnizorilor săi de Servicii Datele Personale ale Persoanelor Vizate. Aceste transferuri trebuie să fie efectuate întotdeauna potrivit prevederilor contractuale dintre Furnizorii de Servicii și C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Aceste situații de transfer de date cu caracter personal trebuie să fie incluse în Notele de Informare relevante, prin indicarea Furnizorului de Servicii sau a categoriei de furnizor de servicii din care face parte Furnizorul respectiv de Servicii. Angajații și colaboratorii C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L au responsabilitatea de a se asigura că prevederile contractelor cu Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L reflectă schimburile efective dintre C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

În cazul în care aveți întrebări despre transferurile de date cu caracter personal către Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

3.12.3 Transferurile de date cu caracter personal către Terți
Transferul de date cu caracter personal către Terți care nu sunt Furnizori de Servicii și cu care, în general, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L nu are un contract va putea fi efectuat pe baza unor obligații legale sau pe baza interesului legitim al C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. De ex., conceptul de „Terți” poate include autorități publice, inclusiv fiscale, instanțe de judecată, birouri de executori judecătorești, potențiali cumpărători ai unor activități sau entități ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L etc.

Vă rugăm să nu efectuați niciun transfer de date cu caracter personal către asemenea Terți înainte de a contacta Departamentul Juridic, care vă vor oferi instrucțiuni cu privire la transmiterea către Terți de date cu caracter personal.

3.12.4 Transferurile de date cu caracter personal în afara Uniunii Europene
Activitatea Grupului SCR nu necesita transmiterea de date cu caracter personal către entități din afara Uniunii Europene. Daca va fi cazul, orice situație de transfer de date cu caracter personal către o entitate din afara Uniunii Europene va fi gestionată numai împreună cu Departamentul Juridic din C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L.

3.13 Evaluarea impactului asupra protecției datelor cu caracter personal
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L își propune să urmeze o abordare de asigurare a protecției datelor cu caracter personal de la momentul conceperii programelor, produselor, serviciilor, website-urilor, campaniilor, sistemelor etc. ale sale. C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L consideră că această abordare este esențială pentru reducerea la minim a riscurilor de protecție a datelor cu caracter personal, care poate avea și rolul de a întări relației cu clienții, angajații și colaboratorii sau Furnizorii săi de Servicii. Identificarea în avans a problemelor pe care anumite prelucrări de date cu caracter personal le implică și rezolvarea problemelor înainte de începerea prelucrărilor poate reprezenta un beneficiu important pentru C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Alte beneficii importante pot include creșterea nivelului de cunoaștere a cerințelor de protecție a datelor personale în C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau scăderea riscului de încălcare a cerințelor legale și implicit de aplicare de sancțiuni.
Una dintre modalitățile de implementare a asigurării protecției datelor cu caracter personal din momentul conceperii programelor, produselor, serviciilor sau sistemelor C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L este efectuarea de evaluări de impact asupra protecției datelor cu caracter personal cu privire la acestea înainte de a le pune în aplicare. Conform cerințelor de protecție a datelor cu caracter personal, în cazul prelucrărilor susceptibile să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, și în special atunci când prelucrarea respectivă este bazată pe noi tehnologii, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L are obligație să efectueze, înaintea prelucrării efective de date cu caracter personal, o evaluare a impactului operațiunilor de prelucrare prevăzute asupra protecției datelor cu caracter personal.
Riscuri ridicate relevante pentru activitatea C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L presupun, între altele, prelucrări de date sistematice și extensive, care includ crearea de profiluri sau luarea de decizii automate cu efecte juridice sau alte efecte semnificative asupra Persoanelor Vizate. În cazuri limitate, poate fi relevant pentru C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L să efectueze evaluări ale protecției datelor cu caracter personal și în cazuri de prelucrări la scară largă de date personale cu caracter special și de date privind condamnările penale și infracțiuni. Ca minim necesar, evaluările de impact asupra protecției datelor cu caracter personal vor include următoarele:
– Descrierea operațiunilor de prelucrare avute în vedere și a scopurilor prelucrărilor
– Analiza necesității și proporționalității prelucrărilor cu scopurile identificate și a riscurilor pentru persoanele fizice vizate
– Lista măsurilor prefigurate să limiteze aceste riscuri și să asigure conformitatea cu prevederile legislației aplicabile

C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va putea solicita, ca parte a operațiunilor de evaluare a impactului asupra protecției datelor cu caracter personal, avizul persoanelor vizate sau al reprezentaților acestora privind prelucrările prevăzute, cu luarea tuturor măsurilor de protecție a intereselor comerciale ale C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. În cazul relațiilor de muncă, aceasta poate implica derularea de consultări cu sindicatele la care sunt afiliați angajații C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L sau cu alte forme de reprezentare a acestora.
Ulterior implementării unei operațiuni specifice de prelucrare de date cu caracter personal pentru care C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L a efectuat o evaluare de impact asupra protecției datelor cu caracter personal, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va putea efectua o analiză de evaluare a conformității prelucrării efectuate cu evaluarea inițială de impact asupra protecției datelor cu caracter personal. Această evaluare subsecventă va fi efectuată în mod obligatoriu atunci când C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L stabilește că nivelul de risc asociat operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal s-a modificat. În cazul în care aveți întrebări despre prelucrările de Date Personale Sensibile, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.

4. GUVERNANȚA PRELUCRĂRILOR DE DATE CU CARACTER PERSONAL ÎN C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L

4.1 Aspecte organizaționale privind protecția datelor cu caracter personal
Protecția datelor cu caracter personal este un subiect care privește toate departamentele și activitățile C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și ale Grupului SCR, în general.
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L consideră că echipele comerciale sunt cele care detin informațiile cu privire la ce date cu caracter personal folosesc și pentru ce scopuri. Prin urmare, responsabilitatea cu privire la Datele Personale ale Persoanelor Vizate în cadrul C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L revine, în principal, echipelor comerciale din C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L și Sefilor de Departamente ale acestora. Identificarea datelor cu caracter personal de către echipele comerciale din C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L este foarte importantă pentru crearea, implementarea și respectarea de practici sănătoase de gestionare a datelor cu caracter personal. În contextul în care Date Personale ale Persoanelor Vizate sunt făcute disponibile în interiorul C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L, între diferite departamente și echipe comerciale, este important pentru C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L să existe un singur responsabil cu privire la Datele Personale prelucrate de C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Aceasta permite asigurarea unui standard înalt de integritate în legătură cu prelucrările de date cu caracter personal; de asemenea, aceasta permite și evitarea dublării eforturilor de conformitate cu cerințele în materie de protecție a datelor cu caracter personal.
C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va implementa un model de guvernanță cu privire la datele cu caracter personal aplicabil în cadrul organizației. De asemenea, C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L va aplica modelele de guvernanță în materie de date cu caracter personal care sunt dezvoltate la nivelul Grupului SCR. În cadrul C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L a fost creat un grup de lucru cu privire la protecția datelor cu caracter personal, din care fac parte următoarele persoane:
– Avocat – Biroul Juridic
– Sef Birou Resurse Umane
– Sef Birou Tehnic
– Sef Birou Contabilitate – Salarizare ;
– Sef Birou Marketing – Vânzări
– Sef Birou IT

4.2 Educația continuă cu privire la protecția datelor cu caracter personal
Toți angajații C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L vor fi instruiți în mod constant cu privire la aspectele legate de prelucrarea datelor cu caracter personal și cu modul în care ar trebui să lucreze cu aceste date. Furnizorii de Servicii ai C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L trebuie, la rândul lor, să implementeze programe de educație periodică cu privire la aspecte de protecția datelor cu caracter personal în legătură cu activitatea lor de prelucrare de date cu caracter personal pentru C.R.C. IMPEX CHEMICALS S.R.L. Instruirea se va efectua de către Responsabilul cu Protecția Datelor Personale și va consta în sesiuni de training care privesc atât aspecte generale de protecția datelor, cât și aspecte specifice, în funcție de atribuțiile concrete de serviciu ale personalului care intră în contact cu date cu caracter personal. Responsabilul cu Protecția Datelor Personale va întocmi o listă a sesiunilor de training relevante pentru diferitele categorii de personal, pe care o a pune la dispoziția acestora în mod periodic. În cazul în care aveți întrebări despre sesiunile de training privind aspecte de protecția datelor cu caracter personal, vă rugăm să contactați Responsabilul cu Protecția Datelor Personale, care vă poate oferi explicațiile și indicațiile necesare.